Dopo l’introduzione, il secondo modulo è inteso a formare i partecipanti alla principale competenza richiesta nei contesti professionali per il ruolo di segreteria: quella relativa al presidio gestionale-organizzativo, con particolare attenzione alle esigenze della direzione o della funzione aziendale di riferimento. Le competenze “tradizionali” vengono estese a quelle digitali mediante l’utilizzo di alcuni tra i più diffusi applicativi software per la gestione dell’agenda, del calendario e per lo scheduling di attività; a cui si accompagna un uso efficace dell’e-mail, la redazione e archiviazione documentale di base, i servizi di booking per l’organizzazione di viaggi/trasferte, la realizzazione di semplici ricerche sul web.

Obiettivi specifici:

• Coordinare l’agenda del superiore monitorando riunioni, incontri ed eventi in autonomia
• Organizzare riunioni sulla base di disposizioni avute
• Saper ricercare, gestire, archiviare documenti scritti e presentazioni
• Rilevare e progettare in autonomia micro-cambiamenti organizzativi nelle procedure di riferimento

Contenuti:

-        I fondamenti dell’organizzazione aziendale (figure, processi, connessioni, problematiche);

-        Il lavoro per obiettivi e per progetti;

-        Il ciclo di Deming (“Plan-Do-Check-Modify”), elementi di time management;

-        Pianificare le priorità (es., matrice di Eisenhower);

-        Gestione della posta in arrivo, rubrica dei contatti, filtri, ricerche (es., con MS Outlook);

-        Redazione semplici documenti e comunicazioni (es., con MS Word);

-        Archiviazione allegati e documenti (supporto cartaceo, digitale, online – es., su cartella condivisa);

-        Scansione e stampa di documenti di diverso formato;

-        L’organizzazione del calendario e dell’agenda per i task lavorativi:

• Gestione di un calendario condiviso (es., su MS Outlook/Office 360);
• Controllo disponibilità e inserimento ferie/permessi/malattia (es., su MS Teams);
• Gestione scheduling di attività/riunioni/appuntamenti (es., su MS Outlook/Office 360; tasklist su piattaforma online); previsione organizzazione ambienti e strumentazioni;
• Organizzazione di sessioni in video-conferenza e meeting call (conference call, Skype videoconferenza, stanza condivisa in piattaforma online);

-        La pianificazione e l’organizzazione di trasferte ed eventi su specifiche date

• Portali per il booking di servizi di viaggio/trasferte;
• Gestione del budget assegnato;

-        Tecnologie di supporto alla segreteria direzionale, esercitazione:

• Ricerca sul web per parola chiave (es., attraverso Google/motori di ricerca);
• Presentare i risultati della ricerca con software di presentazione (es., MS PowerPoint);

-        L’orientamento alla qualità e al miglioramento continuo dei processi:

• Il sistema ISO 9001 (normativa, procedure, moduli);
• Cenni di ergonomia applicata al luogo di lavoro;
• Principi di sostenibilità ambientale e gestione/smaltimento rifiuti (direttiva UE 2018/851);
• Esercitazione: individuare weaknesses e proporre micro-cambiamenti organizzativi;

-       Discussione e riflessione in plenaria a partire dai case studies elaborati.